RAVT

Contexto

A RAVT (Representação de Agências de Viagens e Formação em Turismo) é uma rede de agências de viagens, criada em Novembro de 2005, que tem como objectivo a promoção, representação e intermediação de empresas e produtos turísticos, bem como formação turística. A RAVT visa proporcionar mais segurança
ao pequeno empresário das agências de viagens independentes, ajudando-o à optimização e maior rentabilidade da sua empresa. A agência aderente mantém a sua completa independência e liberdade na sua gestão, sem necessitar de mudar de imagem ou nome (a RAVT tem uma imagem própria, mas que fica totalmente
apagada em relação à das agências), podendo participar nas estratégias conjuntas, aproveitar sinergias, poder de negociação ganhando força e voz e, acima de tudo, os bons níveis de rentabilidade dos grandes grupos.

Esta rede surgiu em resposta à necessidade das agências de viagens, com base num modelo de negócio emergente - o grupo de gestão. As agências portuguesas necessitavam de ter algum peso junto dos operadores não deixando de ser independentes e com gestão própria. Este modelo permite que empresas pequenas possam ser competitivas em relação às de maior dimensão, mas ao contrário do franchising esta prática não requer a obrigação das empresas participantes terem a mesma imagem nem o pagamento de um valor associado ao volume de vendas. A RAVT surgiu, desta forma, como contraponto às redes de agências espanholas que já adoptaram este modelo.

A RAVT é a entidade que faz a gestão, o controlo de qualidade, a formação e a negociação de condições comerciais. As Agências são os utilizadores – clientes da RAVT – em Maio de 2006 eram 38 Micro empresas compostas por 1/3 pessoas em que na maior parte é o dono que exerce toda as funções de gestão - tipo familiar. De notar que 90% agências que entraram nesta rede foram através de contactos da fundadora da RAVT e que há uma selecção muito cuidada dos novos membros (se tiverem mau nome no mercado, pagarem ou trabalharem mal - não entram na rede). É que a RAVT assume a responsabilidade pela negociação com os fornecedores (operadores da área do TRADE, como as companhias de viagens, hotéis, rent-a-car) e os operadores externos (engenharia, máquina de água, comunicações).

Em termos de relacionamento com as agências, existe um contrato formal com a duração de 2 anos, com indicação de todos os direitos e deveres para com a RAVT e para com os fornecedores. Para além disso, há uma comunicação constante, seguimento de contactos e promoções por vários meios de uma forma constante
e diária. As decisões são tomadas pela RAVT, entidade que tem poder de decisão e apenas as mais críticas é que são referendadas pelas agências. Há discussão regular para debater problemas (comissões, produtos, operadoras), partilhar informação de mercado. A relação entre as agências é de concorrência saudável e em alguns casos é de amizade, recorrendo muitas vezes uns aos outros para resolver problemas.

Motivação

As principais motivações da criação desta rede foram: 1) desenvolver um projecto alternativo ao que existe em Portugal; 2) acabar com os lobbies – ganha o fornecimento, quem oferece melhores condições e não que tem melhores contactos; 3) dar maior confiança e apoio às agências - estar mais perto das suas necessidades e 4) ter mais poder de mercado (compras em grupo), com melhores condições junto dos operadores.

Sendo a actividade principal que caracteriza a RAVT, a negociação e contratação de serviços e a formação dos colaboradores das agências, é natural que as motivações de entrada na rede estejam relacionadas com estes factores. Apesar das agências pagarem uma jóia de entrada e uma taxa mensal, o seu reduzido custom é facilmente compensado pelos benefícios da sua participação na rede. As agências da RAVT deixaram de ter despesas com advogados e com a contratação de outros serviços indirectos (exemplo, serviços bancários). Passaram a ter acesso ao envio regular de informação por correio electrónico (legislação, entrada de vistos e passaportes) e ao suporte a problemas com o sistema de reservas e de outros de carácter mais operacional. Para além disso, a RAVT partilha com as agências o seu networking de parceiros e contactos no sector. Há também em comum um sistema de informação de gestão e uma ligação de messaging entre as
agências. Está prevista a implementação de uma extranet para as agências poderem aceder a informação com as condições negociadas e Formação (por exemplo, as agências estão a ter formação num novo sistema de informação de gestão).

Resultados

Em termos dos pontos fortes, é de destacar o excelente relacionamento, comunicação e serviço prestado às agências. O facto de existir uma selecção de todos os parceiros (agências e operadores) e uma gestão muito cuidada das entradas e saídas, tem um impacto muito positivo no resultado final. Um outro aspecto que contribui de uma forma muito positiva é a existência de recursos humanos totalmente dedicados à gestão da rede (formada pela equipa de gestão da RAVT).

Os pontos fracos identificados estão relacionados com a falta de massa crítica para negociar melhores condições com os fornecedores e a forte concorrência de grupos com o mesmo tipo de modelo de negócio.

Conclusões/ Ensinamentos

Análise das condições favoráveis para um bom desempenho

Recursos Humanos - A RAVT partilhou o seu networking de parceiros e agências. Uma boa medida do desempenho da rede é a boa relação que existe entre as agências da rede. O relacionamento bom e salutar ajuda a criar sinergias – as agências ajudam os colegas/ concorrentes porque sabem que eles também os
podem ajudar. Existem uma equipa de gestão da rede, que se ocupa e assume a responsabilidade pelo seu funcionamento.

Recursos Financeiros - É exigido um esforço financeiro para pertencer à rede. As agências pagam uma jóia de entrada e uma taxa mensal.

Relações Sociais - A RAVT é a entidade líder que faz a gestão, o controlo de qualidade, a formação e a negociação de condições comerciais. As Agências são os utilizadores – 90% agências que entraram foram contactos da fundadora. Há uma selecção muito cuidada das agências. Existem ainda os operadores da
área do TRADE (como as companhias de viagens, hotéis, rent-a-car).

Infra-estruturas e plataformas tecnológicas - Todos os parceiros utilizam de tecnologia de suporte à rede. Está prevista a implementação de uma extranet para as agências poderem aceder a informação com as condições negociadas e formação. Também há em comum sistemas de gestão e um sistema que faz a ligação com as agências (ambrosio – é um IM específico para o trade).

Gestão e Organização - Há comunicação constante, seguimento, contratos, promoções, por vários meios de forma constante e diária – também existem visitas presenciais e reuniões (há reuniões duas vezes ao ano que são por zonas geográficas – norte, centro, sul). As decisões são tomadas atempadamente pela RAVT, que tem poder de decisão e não necessita de pedir autorização a todas as agências. Só nas situações mais críticas é que essas decisões são referendadas.

Em termos das condições favoráveis para um bom desempenho de uma Rede de Compras

• Troca de experiência e partilha de competências em áreas complementares às compras, por exemplo na gestão de categorias, no procurement e no marketing.
• Selecção muito cuidada das organizações que entram na rede – é natural que existam empresas concorrentes, mas devem ter uma dimensão semelhante (ou seja, nunca com uma dimensão que lhes garanta um poder negocial significativamente superior).
• Partilha de SI que disponibilizem informação sobre as condições negociadas, em tempo real e com total visibilidade e transparência. Será um forte contributo para aumentar o nível de confiança entre as partes.
• Mecanismos de controlo das condições contractualizadas entre as organizações, com formas de penalização dos que não cumprirem. Assegurar que quem não cumpre o estabelecido deve abandonar a rede de imediato.

Critérios para avaliar o desempenho de uma Rede de Compras

• Novas competências (complementares à compra)
• Aumento da capacidade negocial (acesso a preços mais competitivos e a novos fornecedores)